Health Services for Adults

Public Health HIPAA Notice English [PDF]

Compliance Plan: HIPAA Notice of Privacy Practices

This notice describes how medical information about you may be used and disclosed, and how you can get access to this information. Please review it carefully.

This notice describes:

• How health information about you may be used and disclosed.
• Your rights with respect to your health information.
• How to file a complaint concerning a violation of the privacy or security of your health information, or of your rights concerning your information.

You have a right to a copy of this notice (in paper or electronic form) and to discuss it with the HIPAA Compliance Office at 336-641-5947 and HIPAA_Compliance@guilfordcountync.gov if you have any questions.

This notice describes the practices of the Guilford County Department of Health and Human Services, Division of Public Health, and those of:

• Any health care professional authorized to enter information into your medical record.
• All departments and units of the Health and Human Services Division of Public Health: o Administration/Central Services o Allied Health o Clinical Services o Community Services o Environmental Services
• Any member of a volunteer group that works in any capacity with the Division of Public Health.
• All Division of Public Health personnel.

All these entities, sites, and locations follow the terms of this notice. In addition, these entities, sites, and locations may share medical information with each other for treatment, payment or health department operations purposes described in this notice.

Our Pledge Regarding Medical Information

We understand that medical information about you and your health is personal. We are committed to protecting medical information about you. We create a record of the care and services you receive at the health department. We need this record to provide you with quality care and to comply with certain legal requirements. This notice applies to all the records of your care generated by the health department, whether made by health department personnel or obtained from another healthcare provider. This notice will tell you about the ways in which we may use and disclose medical information about you. We also describe your rights and certain obligations we have regarding the use and disclosure of medical information.

We are required by law to:

• Make sure that medical information that identifies you is kept private.
• Give you this notice of our legal duties and privacy practices with respect to medical information about you and follow the terms of the notice that is currently in effect.

How We May Use and Disclose Your Medical Information

The following categories describe different ways that we use and disclose medical information. For each category of uses or disclosures we will explain what we mean and try to give some examples. Not every use or disclosure in a category will be listed. However, all the ways we are permitted to use and disclose information will fall within one of the categories.

For Treatment

We may use your medical information to provide you with medical treatment or services. We may disclose your medical information to doctors, nurses, technicians, medical students, or other health department personnel who are involved in taking care of you at the health department. For example, a health care provider treating you in the maternity clinic may need to know if you have diabetes because diabetes may cause difficulties during pregnancy. In addition, the health care provider may need to tell the dietitian if you have diabetes so that we can help you plan for appropriate meals. Different units of the health department also may share your medical information in order to coordinate the different things you need, such as prescriptions, lab work, and x-rays. We also may disclose your medical information to people outside the health department who may be involved in your medical care after you leave the health department, such as family members, social workers, or others we use to provide services that are part of your care.

For Payment

We may use and disclose your medical information so that the treatment and services you receive at the health department may be billed and payment collected from you, your insurance company, or third-party payers. For example, we may need to provide Medicaid with information about the services you received at the health department so that Medicaid will pay us for the services. We may also tell your health plan about a service you are going to receive to obtain prior approval or to determine whether your plan will cover the services.

Confidentiality of Substance Use Disorder (SUD) Patient Records regulations (42 CFR Part 2 & 42 CFR 2.22)

Fact Sheet 42 CFR Part 2 Final Rule | HHS.gov

Single Consent for Future Uses and Disclosures of SUD Records

You have the right to provide a single consent which will cover the release of both health information and SUD records for all future uses and disclosures for treatment, payment, and healthcare operations (TPO).

Note: SUD treatment records received from programs subject to 42 CFR part 2 or testimony relaying the content of such records shall not be used or disclosed in civil, criminal, administrative, or legislative proceedings against the individual unless written consent or a court order with notice and an opportunity to be heard is provided to the patient whose records are requested. Information shared with consent might be redisclosed by the recipient and may no longer have the same Part 2 protections, unless the recipient is also a Part 2 program or business associated with a specific agreement.

Protection of Counseling Notes

SUD counseling notes will receive special protections similar to those for psychotherapy notes under HIPAA. Separate consent is required for the disclosure of these notes, ensuring additional confidentiality for sensitive information discussed during counseling sessions.

For Health Care Operations

We may use and disclose your medical information for health department operations. These uses and disclosures are necessary to run the health department and make sure that all our patients receive quality care. For example, we may use medical information to review our treatment and services and to evaluate the performance of our staff in caring for you. We may also combine medical information about many health department patients to decide what additional services the health department should offer, what services are not needed, and whether certain new treatments are effective. We may also disclose information to doctors, practitioners, nurses, lab technicians, medical students, and other health department personnel for review and learning purposes. We may also combine the medical information we have with medical information from other health departments to compare how we are doing and see where we can make improvements in the care and services we offer. We may remove information that identifies you from this set of medical information so others may use it to study health care and health care delivery without learning who the specific patients are.

Appointment Reminders

We may use and disclose medical information to contact you as a reminder that you have an appointment for treatment or medical care at the health department.

Treatment Alternatives

We may use and disclose medical information to tell you about or recommend possible treatment options or alternatives that may be of interest to you.

Health-Related Benefits and Services

We may use and disclose medical information to tell you about health-related benefits or services that may be of interest to you.

Individuals Involved in Your Care or Payment for Your Care

We may release your medical information to a significant other or family member who is involved in your medical care. We may also give information to someone who helps pay for your care. We may also tell your family or friends about your condition and that you are in the health department. In addition, we may disclose your medical information to an entity assisting in a disaster relief effort so that your family can be notified about your condition, status, and location.

As Required by Law

We will disclose your medical information when required to do so by federal, state, or local law.

To Avert a Serious Threat to Health or Safety

We may use and disclose your medical information when necessary to prevent a serious threat to your health and safety or the health and safety of the public or another person. Any disclosure, however, would only be to someone able to help prevent the threat.

Special Situations

Workers' Compensation

We may release your medical information for workers' compensation or similar programs. These programs provide benefits for work-related injuries or illnesses.

Public Health Risks

We may disclose your medical information for public health activities. These activities generally include the following:

• To prevent or control disease, injury, or disability.
• To report births and deaths.
• To report child abuse or neglect.
• To report reactions to medications or problems with products.
• To notify people of recalls of products they may be using.
• To notify a person who may have been exposed to a disease or may be at risk for contracting or spreading a disease or condition.
• To notify the appropriate government authority if we believe a patient has been the victim of abuse, neglect, or domestic violence. We will only make this disclosure if you agree or when required or authorized by law.

Research

Under certain circumstances, we may use and disclose your medical information for research purposes. For example, a research project may involve comparing the health and recovery of all patients who received one medication to those who received another, for the same condition. Federal and/or State officials initiate and regulate all research projects.

Health Oversight Activities

We may disclose your medical information to a health oversight agency for activities authorized by law. These oversight activities include, for example, audits, investigations, inspections, and licensure. These activities are necessary for the government to monitor the health care system, government programs, and compliance with civil rights laws. We may disclose de-identified patient information to public health authorities without patient consent, provided that the information meets HIPAA de-identification standards.

Protection Against Discrimination:

We will not share confidential Substance Use Disorder (SUD) patient records about adverse consequences like job loss, housing issues, or loss of child custody. The use of SUD records in legal cases against the patient is prohibited.

Exceptions (with safeguards)

We will provide limited disclosures for medical emergencies, crimes on premises, or court orders, but with strict procedures.

Lawsuits and Disputes

If you are involved in a lawsuit or a dispute, we may disclose your medical information in response to a court or administrative order. We may also disclose your medical information in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process by someone else involved in the dispute, but only if efforts have been made to tell you about the request or to obtain an order protecting the information requested.

Law Enforcement

We may release medical information if asked to do so by a law enforcement official:

• In response to a court order, subpoena, warrant, summons, or similar process.
• To identify or locate a suspect, fugitive, material witness, or missing person.
• About the victim of a crime if, under certain limited circumstances, we are unable to obtain the person's agreement.
• About a death we believe may be the result of criminal conduct.
• About criminal conduct at the health department; and
• In emergency circumstances, to report a crime; the location of the crime or victims; or the identity, description, or location of the person who committed the crime.

Coroners, Medical Examiners, and Funeral Directors

We may release medical information to a coroner or medical examiner. This may be necessary, for example, to identify a deceased person or determine the cause of death. We may also release medical information about patients of the health department to funeral directors as necessary to carry out their duties.

National Security and Intelligence Activities

We may release medical information to authorized federal officials for intelligence, counterintelligence, and other national security activities authorized by law.

Inmates

If you are an inmate of a correctional institution or under the custody of a law enforcement official, we may release your medical information to the correctional institution or law enforcement official. This release would be necessary (1) for the institution to provide you with health care; (2) to protect your health and safety or the health and safety of others; or (3) for the safety and security of the correctional institution.

Your Rights Regarding Medical Information About You

You have the following rights regarding medical information we maintain about you:

Right to Inspect and Copy

You have the right to inspect and copy medical information that may be used to make decisions about your care. Usually, this includes medical and billing records but does not include psychotherapy notes. To inspect and copy medical information that may be used to make decisions about you, you must submit your request in writing to the Privacy Officer. If you request a copy of the information, we may charge a fee for the costs of copying, mailing, or other supplies associated with your request. We may deny your request to inspect and copy in certain very limited circumstances. If you are denied access to medical information, you may request that the denial be reviewed. The health department Compliance Officer will perform a secondary review of your request and the denial. We will comply with the outcome of the review.

Right to Amend

If you feel that the medical information we have is incorrect or incomplete, you may ask us to amend the information. You have the right to request an amendment for as long as the information is kept by or for the health department. To request an amendment, your request must be made in writing and submitted to the Privacy Officer at the address listed on the back of this notice.

In addition, you must provide a reason that supports your request. We may deny your request for an amendment if it is not in writing or does not include a reason to support the request. In addition, we may deny your request if you ask us to amend information that:

• It was not created by us.
• Is it not part of the medical information kept by or for the health department.
• It is not part of the information which you would be permitted to inspect and copy; or
• It is accurate and complete.

Right to an Accounting of Disclosures

You have the right to request an "accounting of disclosures." This is a list of the disclosures we made of medical information about you. To request this list or accounting of disclosures, you must submit your request in writing to the Privacy Officer at the address listed below.

Your request must state a time period that may not be longer than six years and may not include dates before April 1, 2003. Your request should indicate in what form you want the list (for example, on paper or electronically). The first list you request within 12 months will be free. For additional lists, we may charge you for the costs of providing the list. We will notify you of the costs involved, and you may choose to withdraw or modify your request at that time before any costs are incurred.

Right to Request Restrictions

You have the right to request a restriction or limitation on the medical information we use or disclose about you for treatment, payment, or health care operations. You also have the right to request a limit on the medical information we disclose about you to someone who is involved in your care or the payment for your care, such as a family member or significant other. For example, you could ask that we not use or disclose information about a service you received. You have the right to request restrictions on certain disclosures and opt out of fundraising communications.

Right to Request Confidential Communications

You have the right to request that we communicate with you about medical matters in a certain way or at a certain location. For example, you can ask that we only contact you at work or by mail. To request confidential communications, you must make your request in writing to the Privacy Officer at the address listed below. We will not ask you for the reason for your request. We will accommodate all reasonable requests. Your request must specify how or where you wish to be contacted.

Right to a Paper Copy of This Notice

You have the right to a paper copy of this notice. You may ask us to give you a copy of this notice at any time. Even if you have agreed to receive this notice electronically, you are still entitled to a paper copy of this notice. You may obtain a copy of this notice at our website: guilfordcountync.gov. To obtain a paper copy of this notice, call the HIPAA Compliance Office at 336-641-5947.

Changes to This Notice

We reserve the right to change this notice. We reserve the right to make the revised or changed notice effective for medical information we already have about you, as well as any information we receive in the future. We will post a copy of the current notice in all health department clinics. The notice will contain, on the first page, in the top right-hand corner, the effective date. In addition, each time you register at one of the health department clinics for treatment or health care services, we will offer you a copy of the current notice in effect.

Complaints

If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with the health department or with the Secretary of the North Carolina Department of Health and Human Services. To file a complaint with the health department, contact the IPAA Compliance Office at the address below.

All complaints must be submitted in writing. You will not be penalized for filing a complaint.

Investigation of breaches of Privacy

We will investigate any unauthorized use or disclosure of your health information or SUD records that we discover to determine if it is a breach of the federal privacy or security laws about health information. If we determine that a breach has occurred, we will notify you in writing about the breach following the guidelines of the HIPAA Breach Notification Rule. SUD records are now subject to the same rules as the HIPAA Breach Notification Rule.

Health Information Exchange

We may provide your health care information to the NC Health Information Exchange Authority (HIEA). HIEA is a health information database where other healthcare providers caring for you can access your medical information if they are members of the HIEA. Accessing your information can help your healthcare provider provide you with well-informed care quickly because s/he will have learned about your medical history from the HIEA. If you do not want your medical information to be contributed to the HIEA and shared with member healthcare providers, you can opt out by asking us for an opt-out form or by visiting NC HealthConnex to download and complete the opt-out form. Note that if you opt out, your providers may not have the most recent information about you, which may affect your care. If you choose to opt out, there are measures you can take at this link to opt in at a later date. If you are under the age of 18, please note that the NC HIEA will not process your opt-out unless your parent or legal guardian has signed your opt-out form, or you have been emancipated. If you are a minor and you receive treatment for (1) venereal disease and other reportable diseases, (2) pregnancy, (3) abuse of controlled substances or alcohol, and (4) emotional disturbance, please speak with your health care provider to see if you can request that this information not be disclosed to the NC HIEA.

Other Uses of Medical Information

Other uses and disclosures of medical information not covered by this notice or the laws that apply to us will be made only with your written permission. If you provide us with permission to use or disclose your medical information, you may revoke that permission, in writing, at any time. If you revoke your permission, we will no longer use or disclose your medical information for the reasons covered by your written authorization. You understand that we are unable to take back any disclosures we have already made with your permission and that we are required to retain our records of the care that we provided to you.

HIPAA Compliance Office
Guilford County Department of Health and Human Services, Division of Public Health
1203 Maple St.
Greensboro, NC 27405

Notice of Privacy Practices PEC APP 07/2022, Rev. 02/2025, Rev 01/2026

Aviso de prácticas de privacidad de HIPAA [PDF]

Plan de cumplimiento: Aviso de prácticas de privacidad de HIPAA

Fecha de vigencia: febrero de 2026

Este aviso describe cómo se puede usar y divulgar su información médica y cómo puede acceder a ella. Por favor, revísalo cuidadosamente.

Este aviso describe:

• Cómo se puede utilizar y divulgar su información médica.
• Sus derechos con respecto a su información médica.
• Cómo presentar una queja relacionada con una violación de la privacidad o seguridad de su información médica, o de sus derechos con respecto a su información.

Tiene derecho a una copia de este aviso en formato impreso o electrónico y a discutirlo con la oficina de cumplimiento de hipaa al 336-641-5947 y HIPAA_Compliance@guilfordcountync.gov si tiene alguna pregunta.

Este aviso describe las prácticas del Departamento de Salud y Servicios Humanos del Condado de Guilford - División de Salud Pública, y las de:

• Cualquier profesional de la salud autorizado para ingresar información en su expediente médico.
• Todos los departamentos y unidades de Salud y Servicios Humanos División de Salud Pública:
  • Administración/Servicios centrales
  • Aliados de la Salud
  • Servicios Clínicos
  • Servicios Comunitarios
  • Servicios Ambientales
• Cualquier miembro de un grupo de voluntarios que trabaje en cualquier capacidad con la División de Salud Pública.
• Todo el personal de la División de Salud Pública.

Todas estas entidades, sitios y ubicaciones cumplen con los términos de este aviso. Además, estas entidades, sitios y ubicaciones pueden compartir información médica entre sí para fines de tratamiento, pago u operaciones del departamento de salud descritas en este aviso.

Nuestro compromiso con respecto a la información médica

Entendemos que la información médica sobre usted y su salud es personal. Estamos comprometidos a proteger su información médica. Creamos un registro de la atención y los servicios que recibe en el departamento de salud. Necesitamos este registro para proporcionarle una atención de calidad y cumplir con ciertos requisitos legales. Este aviso se aplica a todos los registros de su atención generados por el departamento de salud, ya sean hechos por personal del departamento de salud u obtenidos de otro proveedor de atención médica. Este aviso le informará sobre las formas en que podemos utilizar y divulgar su información médica. También describimos sus derechos y ciertas obligaciones que tenemos respecto al uso y divulgación de información médica.

La ley nos obliga a

Asegurarnos de que la información médica que lo identifica se mantiene en privado.

Entregarle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica y seguir los términos del aviso que está actualmente vigente.

Cómo podemos utilizar y divulgar su información médica

Las siguientes categorías describen diferentes formas en que utilizamos y divulgamos información médica. Para cada categoría de usos o divulgaciones explicaremos a lo que nos referimos y trataremos de dar algunos ejemplos. No se incluirán todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, todas las formas en que se nos permite usar y divulgar información se incluirán en una de las categorías.

Para tratamiento

Podemos usar su información médica para brindarle tratamiento o servicios médicos. Podemos divulgar su información médica a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina u otro personal del departamento de salud que participe en su cuidado en el departamento de salud. Por ejemplo, un proveedor de atención médica que la atienda en la clínica de maternidad puede necesitar saber si usted tiene diabetes porque la diabetes puede causar dificultades durante el embarazo. Además, el proveedor de atención médica podría necesitar informarle a la dietista sobre su diabetes para que podamos ayudarla a planificar las comidas adecuadas. Diferentes unidades del departamento de salud también pueden compartir su información médica para coordinar los diferentes servicios que necesita, como recetas, análisis de laboratorio y radiografías.

También podemos divulgar su información médica a personas ajenas al departamento de salud que puedan participar en su atención médica después de que usted deje el departamento de salud, como familiares, trabajadores sociales u otras personas que nos ayudan a brindarle servicios que forman parte de su atención.

Para el pago

Podemos utilizar y divulgar su información médica para que el tratamiento y los servicios que reciba en el departamento de salud puedan ser facturados y podamos cobrarle a usted, a las compañías de seguros o a terceras partes. Por ejemplo, es posible que tengamos que darle a Medicaid información sobre los servicios que recibió en el departamento de salud para que Medicaid nos pague por los servicios. También podríamos informarle a su seguro médico sobre un servicio que va a recibir para obtener una aprobación previa o para determinar si su seguro cubrirá los servicios.

Reglamento sobre la confidencialidad de los registros de pacientes con trastornos por consumo de sustancias (SUD) (42 CFR Parte 2 y 42 CFR 2.22)

Hoja informativa 42 CFR Parte 2 Regla Final | HHS.gov

Consentimiento único para usos y divulgaciones futuros de registros SUD

Usted tiene derecho a proporcionar un consentimiento único que cubrirá la divulgación tanto de información médica como de registros de SUD para todos los usos y divulgaciones futuros de tratamiento, pago y operaciones de atención médica (TPO).

Nota: Los registros de tratamiento SUD recibidos de programas sujetos a la parte 2 del 42 CFR o testimonios que transmitan el contenido de dichos registros, no serán utilizados ni divulgados en procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos contra la persona, salvo que se proporcione consentimiento por escrito o una orden judicial con notificación y oportunidad de ser escuchado al paciente cuyos registros se soliciten. La información compartida con consentimiento puede ser divulgada nuevamente por el destinatario y puede dejar de tener las mismas protecciones de la Parte 2, a menos que el destinatario también sea un programa de la Parte 2 o un socio comercial asociado a un acuerdo específico.

Protección de las notas de asesoramiento

Las notas de asesoramiento SUD recibirán protecciones especiales similares a las que se aplican a las notas de psicoterapia bajo la HIPAA. Se requiere consentimiento separado para la divulgación de estas notas, garantizando una confidencialidad adicional para la información sensible discutida durante las sesiones de asesoramiento.

Para operaciones de atención médica

Podemos usar y divulgar su información médica para las operaciones del departamento de salud. Estos usos y divulgaciones son necesarios para administrar el departamento de salud y garantizar de que todos nuestros pacientes reciban atención de calidad. Por ejemplo, podemos usar información médica para revisar nuestro tratamientos y servicios y evaluar el desempeño de nuestro personal en su cuidado. También podemos combinar información médica de muchos pacientes del departamento de salud para decidir qué servicios adicionales debe ofrecer el departamento de salud, qué servicios no son necesarios y si ciertos tratamientos nuevos son efectivos. También podemos divulgar información a médicos, profesionales médicos, enfermeros, técnicos de laboratorio, estudiantes de medicina y otro personal del departamento de salud para su revisión y aprendizaje. También podemos combinar la información médica que tenemos con la de otros departamentos de salud para comparar nuestro desempeño y ver dónde podemos mejorar la atención y los servicios que ofrecemos. Podemos eliminar la información que lo identifica de este conjunto de datos médicos para que otros la utilicen para estudiar la atención médica y la prestación de servicios de salud sin saber quiénes son los pacientes específicos.

Recordatorios de citas

Podemos utilizar y divulgar información médica para comunicarnos con usted como recordatorio de que tiene una cita para tratamiento o atención médica en el departamento de salud.

Alternativas de tratamiento

Podemos utilizar y divulgar información médica para informarle o recomendarle posibles opciones de tratamiento o alternativas que puedan interesarle.

Beneficios y servicios relacionados con la salud

Podemos utilizar y divulgar información médica para informarle sobre beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan interesarle.

Personas involucradas en su atención médica o en el pago de esta.

Podemos divulgar su información médica a su pareja o a un familiar que esté involucrado en su atención médica. También, podemos proporcionar información a la persona que ayude a pagar sus gastos médicos. También podemos informar a su familia o amigos sobre su estado de salud y que usted se encuentra en el departamento de salud. Además, podemos divulgar su información médica a una entidad que colabore en las labores de socorro en caso de desastre para que su familia pueda ser notificada sobre su estado, situación y ubicación.

Según lo exija la ley

Divulgaremos su información médica cuando lo exija la ley federal, estatal o local.

Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad

Podemos utilizar y divulgar su información médica cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave a su salud y seguridad, o para la salud y seguridad del público o de otra persona. Sin embargo, cualquier divulgación se realizará únicamente a personas que puedan ayudar a prevenir la amenaza.

Situaciones especiales

Compensación laboral

Podemos divulgar su información médica para programas de compensación laboral o similares. Estos programas proporcionan beneficios para lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Riesgos Para La Salud Pública

Podemos divulgar su información médica para actividades de salud pública. Estas actividades generalmente incluyen lo siguiente:

• prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.
• informar sobre nacimientos y fallecimientos.
• informar casos de abuso o negligencia infantil.
• informar sobre reacciones a medicamentos o problemas con productos.
• notificar a las personas sobre el retiro del mercado de productos que puedan estar utilizando.
• notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o que pueda correr el riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición.
• notificar a la autoridad gubernamental correspondiente si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Solo revelaremos esta información si usted está de acuerdo o cuando lo exija o lo autorice la ley.

Investigación

En determinadas circunstancias, podemos utilizar y divulgar su información médica con fines de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede consistir en comparar la salud y la recuperación de todos los pacientes que recibieron un medicamento con los que recibieron otro, para la misma condición. Los funcionarios federales y/o estatales inician y regulan todos los proyectos de investigación.

Actividades de supervisión de la salud

Podemos divulgar su información médica a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y concesión de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de cuidado de la salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles. Podemos divulgar información de pacientes no identificados a las autoridades de salud pública sin el consentimiento del paciente, siempre que la información cumpla con los estándares de no identificación de HIPAA.

Protección contra la discriminación

No compartiremos registros confidenciales de pacientes con Trastorno por Consumo de Sustancias (SUD) relacionados con consecuencias adversas como pérdida de empleo, problemas de vivienda o pérdida de la custodia de los hijos. Está prohibido el uso de los registros de SUD en casos legales contra el paciente.

Excepciones (con salvaguardias)

Proporcionaremos divulgaciones limitadas para emergencias médicas, delitos en las instalaciones u órdenes judiciales, pero con procedimientos estrictos.

Demandas y disputas

Si usted está involucrado en una demanda o disputa, podemos divulgar su información médica en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar su información médica en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal por parte de otra persona involucrada en la disputa, pero solo si se han hecho esfuerzos para informarte sobre la solicitud o para obtener una orden que proteja la información solicitada.

Cumplimiento de la ley

Podemos divulgar información médica si un funcionario encargado de hacer cumplir la ley nos lo solicita:

• En respuesta a una orden judicial, citación, orden de arresto, convocación o proceso similar.
• Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida.
• Sobre la víctima de un crimen si sí, bajo ciertas circunstancias limitadas, no podemos obtener el consentimiento de la persona.
• Sobre una muerte que creemos que puede ser resultado de una conducta criminal.
• Sobre la conducta criminal en el departamento de salud; y
• En circunstancias de emergencia para denunciar un crimen; la ubicación del crimen o de las víctimas; o la identidad, descripción, o ubicación de la persona que cometió el crimen.
• Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias
• Podemos divulgar información médica a un médico forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. También podemos divulgar información médica sobre pacientes del departamento de salud a los directores de funeraria según sea necesario para que puedan desempeñar sus funciones.

Actividades de Seguridad Nacional e Inteligencia

Podemos divulgar información médica a funcionarios federales autorizados para fines de inteligencia, contrainteligencia y otros asuntos de seguridad nacional autorizados por la ley.

Reclusos

Si usted es recluso de una institución penitenciaria o se encuentra bajo la custodia de un agente del orden público, podemos divulgar su información médica a la institución penitenciaria o a un agente del orden público. Esta divulgación sería necesaria (1) para que la institución le proporcione atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la de otros; o (3) para la seguridad y protección de la institución correccional.

Sus derechos con respecto a su información médica

Usted tiene los siguientes derechos con respecto a la información médica que mantenemos sobre usted:

Derecho a inspeccionar y copiar

Usted tiene el derecho a inspeccionar y copiar información médica que pueda utilizarse para tomar decisiones sobre su atención. Por lo general, esto incluye registros médicos y de facturación, pero no incluye notas de psicoterapia.

Para inspeccionar y copiar la información médica que pueda utilizarse para tomar decisiones sobre usted, debe presentar su solicitud por escrito al Responsable de Privacidad. Si solicita una copia de la información, podremos cobrar una tarifa por los gastos de copia, envío por correo u otros suministros asociados a su solicitud. Podemos denegar su solicitud de inspección y copia en ciertas circunstancias muy limitadas. Si se le niega el acceso a la información médica, puede solicitar que se revise la denegación. El Oficial de Cumplimiento del departamento de salud realizará una revisión secundaria de su solicitud y de la denegación. Cumpliremos con el resultado de la revisión.

Derecho a enmendar

Si cree que la información médica que tenemos es incorrecta o incompleta, puede solicitar que modifiquemos la información. Usted tiene el derecho a solicitar una enmienda mientras la información se conserve por o para el departamento de salud. Para solicitar una enmienda, su solicitud debe hacerse por escrito y ser presentada al Responsable de Privacidad en la dirección indicada en el reverso de este aviso.

Además, debe aportar una razón que respalde su solicitud. Podemos denegar su solicitud de enmienda si no está por escrito o no incluye una razón que la respalde. Además, podemos denegar su solicitud si nos pide que modifiquemos información que:

• No fue creada por nosotros.
• No forma parte de la información médica conservada por o para el departamento de salud.
• No forma parte de la información que usted estaría autorizado a inspeccionar y copiar; o
• Sea precisa y completa.

Derecho a obtener un informe de divulgaciones

Usted tiene derecho a solicitar un "informe de divulgaciones". Esta es una lista de las divulgaciones que hicimos sobre su información médica. Para solicitar esta lista o el informe de divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito al Responsable de Privacidad en la dirección indicada a continuación.

Su solicitud debe indicar un periodo de tiempo que no puede ser mayor a seis años y no puede incluir fechas anteriores al 1 de abril de 2003. Su solicitud debe indicar en qué formato desea recibir la lista (por ejemplo, impreso o electrónicamente). La primera lista que solicite en un periodo de 12 meses será gratuita. Para listas adicionales, podremos cobrarle los gastos de elaboración de la lista. Le notificaremos los gastos correspondientes y usted podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de que se incurran ningún gasto.

Derecho a solicitar restricciones

Usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación sobre la información médica que utilizamos o divulgamos sobre usted ti para tratamientos, pagos u operaciones de atención médica. También tiene derecho a solicitar una restricción en la información médica que divulgamos sobre usted a alguien que esté involucrado en su atención o en el pago de su atención, como un familiar o pareja. Por ejemplo, podrá solicitar que no utilicemos ni divulguemos información sobre un servicio que haya recibido. Tiene derecho a solicitar restricciones sobre determinadas divulgaciones y excluirse de las comunicaciones relacionadas con la recaudación de fondos.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales

Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de una manera determinada o en un lugar determinado. Por ejemplo, puedes pedir que solo te contactemos en el trabajo o por correo postal. Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe presentar su solicitud por escrito al Responsable de Privacidad en la dirección indicada a continuación. No le preguntaremos el motivo de su solicitud. Atenderemos todas las peticiones razonables. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea ser contactado.

Derecho a una copia impresa de este aviso

Tiene derecho a una copia impresa de este aviso. Puede pedirnos una copia de este aviso en cualquier momento. Aunque haya aceptado recibir este aviso electrónicamente, sigue teniendo derecho a obtener una copia impresa del mismo. Puede obtener una copia de este aviso en nuestra página web: guilfordcountync.gov. Para obtener una copia impresa de este aviso, llame a la Oficina de Cumplimiento de HIPAA, al 336-641-5947.

Cambios en este aviso

Nos reservamos el derecho de modificar este aviso. Nos reservamos el derecho de aplicar el aviso revisado o modificado a la información médica que ya tenemos sobre usted, así como a cualquier información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia del aviso actual en todas las clínicas del departamento de salud. El aviso contendrá en la primera página, en la esquina superior derecha, la fecha de entrada en vigor. Además, cada vez que se registre en una de las clínicas del departamento de salud para recibir tratamiento o servicios de atención médica, le ofreceremos una copia del aviso vigente.

Quejas

Si cree que se han violado tus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante el departamento de salud o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Carolina del Norte. Para presentar una queja ante el departamento de salud, contacte a con la Oficina de Cumplimiento de HIPAA en la dirección que aparece a continuación.

Todas las quejas deben presentarse por escrito. No será sancionado por presentar una queja.

Investigación de violaciones de la privacidad

Investigaremos cualquier uso o divulgación no autorizados de su información médica o registros de SUD que descubramos para determinar si constituye una violación de las leyes federales de privacidad o seguridad sobre información médica. Si determinamos que se ha producido una violación, le notificaremos por escrito siguiendo las directrices de la Norma de Notificación de Violaciones de HIPAA. Los registros de SUD ahora están sujetos a las mismas normas que la Norma de Notificación de Violaciones de HIPAA.

Intercambio de información médica:

Podemos proporcionar su información médica a la Autoridad de Intercambio de Información de Salud de Carolina del Norte (HIEA). La HIEA es una base de datos de información médica donde otros proveedores de atención médica que le te atienden pueden acceder a su información médica si son miembros de la HIEA. El acceso a su información puede ayudar a su proveedor de atención médica a proporcionarte una atención bien informada rápidamente, ya que habrá obtenido información sobre su historial médico a través de la HIEA. Si no desea que su información médica se envíe a la HIEA y se comparta con los proveedores de atención, médica miembros puede optar por no participar solicitándonos un formulario de exclusión o visitando https://hiea.nc.gov/patients/your-choices para descargar y completar el formulario de exclusión. Tenga en cuenta que, si opta por no participar, es posible que sus proveedores no dispongan de la información más reciente sobre usted, lo que podría afectar a su atención. Si decide no participar, puede tomar medidas en este enlace para volver a incluirse más adelante https://hiea.nc.gov/patients/your-choices. Si es menor de 18 años, tenga en cuenta que la HIEA de Carolina del Norte no procesará su exclusión a menos que sus padres o tutores legales hayan firmado el formulario de exclusión o usted haya sido emancipado. Si usted es menor de edad y recibe tratamiento por (1) enfermedad venérea y otras enfermedades de declaración obligatoria, (2) embarazo, (3) abuso de sustancias controladas o alcohol, y (4) trastornos emocionales, por favor, consulte con su proveedor de atención médica para saber si puede solicitar que esta información no se divulgue a la NC HIEA.

Otros usos de la información médica

Otros usos y divulgaciones de información médica no cubiertos por este aviso o por las leyes que nos correspondan solo se harán con su permiso por escrito. Si nos da permiso para usar o divulgar su información médica, puede revocar ese permiso, por escrito, en cualquier momento. Si revoca su permiso, dejaremos de utilizar o divulgar su información médica por los motivos cubiertos por su autorización por escrito. Usted entiende que no podemos retirar ninguna divulgación que ya hayamos hecho con su permiso y que estamos obligados a conservar nuestros registros de la atención que le hemos prestado.

Oficina de Cumplimiento de HIPAA 
Departamento de Salud y Servicios Humanos del Condado de Guilford, División de Salud Pública
1203 Maple St.
Greensboro, NC 27405
336-641-5947

Notice of Privacy Practices PEC ESP. APP 07.2022, Rev. 02.2025. Rev. 01.2026